Polityka prywatności i RODO – sprawdź, o co musisz zadbać, jeśli masz stronę WWW, firmowy Fanpage na Facebooku lub Instagram!

Kiedyś były ulotki, ogłoszenia w prasie czy wizytówki. Dzisiaj prym wiodą social media. To one pozwalają tańszym kosztem dotrzeć do dużej liczby odbiorców. Pozwalają także zintegrować prowadzony profil z prowadzoną stroną internetową. Jednakże, aby można było w pełni poświęcić się tylko działaniom marketingowym, należy w pierwszej kolejności zadbać, aby strona czy prowadzone w social mediach profile były legalne (m.in. polityka prywatności i RODO). W jaki sposób? O tym w niniejszym artykule.

RODO – Obowiązki informacyjne na Facebooku oraz Instagramie

Wejście RODO do polskiego porządku prawnego zapoczątkowało nie tylko ogromną liczbę zmian w przepisach prawa, ale także nałożyło zupełnie nowe obowiązki. Jednym z nich jest obowiązek informacyjny, czyli przekazanie użytkownikowi strony internetowej czy profilu w social mediach, informacji dotyczących przetwarzania jego danych osobowych. Facebook czy Instagram także zaliczają się do miejsc w sieci. To w końcu dwa ogromne serwisy, które w swoich regulaminach podkreślają, że założyciel fanpage`a czy też profilu na Instagramie, staje się administratorem danych osobowych, a więc odpowiada za wywiązanie się z obowiązków RODO.

Jak spełnić obowiązki RODO w social mediach?

Jak wcześniej wspomniałam, podstawowym obowiązkiem, czyniącym prowadzony w social mediach profil zgodnym z RODO, jest wywiązanie się z obowiązku informacyjnego. Czyli dokładnie co? Umieszczenie na profilu, tzw. klauzuli informacyjnej, zawierającej dane administratora czy też wskazującej, jakie prawa posiada użytkownik odwiedzający dane miejsce w serwisie społecznościowym. Taką klauzulę można umieścić w dowolny sposób. Najważniejsze to, żeby była czytelna i dostępna dla każdego użytkownika.

Od profilu w social mediach do własnej strony internetowej

Na wstępie wspomniałam, że profil w social mediach, pozwala zintegrować go ze stroną internetową i tam właśnie skierować ruch. W związku z tym powstają kolejne obowiązki RODO dotyczące kolejnego miejsca w sieci. A tych związanych ze stroną internetową jest dużo więcej.

Komunikat cookies

Podczas pierwszej wizyty na stronie internetowej, użytkownik powinien zostać poinformowany o zastosowanych na stronie technologiach, czyli plikach cookies. W jaki sposób? Za pomocą komunikatu ukazującego się na stronie. W nim właśnie powinna zostać umieszczona informacja, że strona korzysta z technologii cookies, a wszelkie informacje z tym związane znajdują się w polityce prywatności. Użytkownik na tym etapie powinien mieć także wybór, czy wyraża zgodę na korzystanie ze strony w takim kształcie, czy też chce zmodyfikować pewne opcje w ustawieniach swojej przeglądarki. W związku z tym dobrze skonstruowany komunikat cookies powinien zawierać przyciski oznaczające zgodę, kierujące do polityki prywatności czy też do ustawień własnej przeglądarki.

Polityka prywatności na stronie internetowej

Pierwszym z dokumentów, który stanowi niemalże fundament strony internetowej jest polityka prywatności. Informuje ona użytkownika o wszystkich zachodzących na stronie procesach związanych z przetwarzaniem jego danych osobowych. Powinna być napisana w sposób przystępny i prosty tak, aby użytkownik strony mógł bez problemu ją zrozumieć. Powinien także móc bez problemu ją znaleźć, a więc powinna znajdować się w widocznym miejscu.

Zawiera ona m.in.:

• informacje o administratorze danych osobowych,
• informacje o celach przetwarzania oraz okresach przechowywania danych,
• wskazanie podmiotów przetwarzających, które również biorą udział w przetwarzaniu danych,
• zastosowanych na stronie technologie i pliki cookies,
• informacje o przekazywaniu danych do państw trzecich.

.

Korespondencja z użytkownikiem strony

Nie ma chyba strony internetowej, której działanie nie opierałoby się na prowadzonej z użytkownikiem korespondencji. Mam oczywiście na myśli newsletter, dzięki któremu można informować o nowych produktach, ofertach czy ciekawych wydarzeniach. Jednakże, zanim na dobre zostanie uruchomiony, powinien także spełniać wymagania narzucone przez RODO.

Przede wszystkim należy zacząć od stopki w wiadomości elektronicznej, Powinna ona zawierać dane administratora strony internetowej (nazwę firmy, dane kontaktowe, NIP czy REGON) oraz link lub przycisk umożliwiający szybkie wypisanie się z newslettera. To bardzo ważne, ponieważ podczas zapisu do newslettera użytkownik jest informowany o tym, że będzie mógł w każdej chwili wypisać się z niego. Należy więc ten obowiązek w pełni spełnić.

Idąc dalej – aby newsletter był w pełni legalny, należy również zwrócić uwagę na sam proces zapisu do newslettera, czyli pamiętać o tym, że użytkownik powinien samodzielnie i świadomie podjąć decyzję o zapisie. W żadnym razie zastosowane checkboxy nie mogą być z góry zaznaczone. Użytkownik powinien także wiedzieć, co wiąże się z zapisem do newslettera, czyli jakie dokładnie wiadomości będzie otrzymywać oraz że wszelkie informacje na temat prowadzonej listy mailingowej znajdzie w polityce prywatności, a także że w każdej chwili może z zapisu zrezygnować.

Sklep na stronie internetowej

Jeżeli prowadzona strona internetowa posiada także sklep, należy zadbać o najważniejszy dokument, bez którego nie ma mowy o legalnym sklepie internetowym – regulamin. To właśnie w nim powinny znaleźć się wszystkie informacje dotyczące procesu zakupowego, dostępnych metod płatności oraz wysyłki, specyfiki sprzedawanych produktów, reklamacji czy prawa do odstąpienia od umowy. A w roku 2021 posiadanie regulaminu sklepu internetowego jest szczególnie ważne ze względu na zmiany, jakie zaszły w prawie konsumenckim. W związku z tym jest kładziony szczególny nacisk na odpowiednio proste i zgodne z prawem skonstruowanie takiego regulaminu.

Jeżeli masz problem z napisaniem takiego regulaminu lub nie jesteś pewien czy ten, który już posiadasz, jest w pełni zgodny z prawem, skorzystaj z mojej pomocy! W moim sklepie znajdziesz wzory dokumentów dostosowane do aktualnych przepisów prawa wraz z podziałem na produkty fizyczne i elektroniczne. Zdaj się na fachową pomoc i…śpij spokojnie 😊

Podsumowanie

Jak widać dokumentów oraz obowiązków, o których należy pamiętać i o które należy zadbać, budując biznes online, jest naprawdę sporo. Nie należy w żadnym wypadku, wdrożenia ich odkładać na później, lecz zadbać o nie już na samym początku działania firmy. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego stresu i strachu o ewentualne konsekwencje. Sprawnie działający biznes opiera się zawsze na legalności swojego działania.

A jeżeli przerastają Cię te kwestie i nie wiesz dokładnie, od czego zacząć, zapraszam do mnie po jeszcze większą dawkę wiedzy i indywidualną konsultację.

Twoja firma się rozwija? Dowiedz się Jak ubezpieczyć pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej.