Automatyzacja biznesu – konieczność dla firm, które chcą z sukcesem działać w sieci

Chociaż automatyzacja wielu osobom kojarzy się przede wszystkim z przemysłem, w rzeczywistości od kilku lat coraz poważniej i odważniej podchodzą do niej przedstawiciele firm świadczących usługi. I dobrze, bo w dzisiejszych czasach automatyzacja biznesu nie jest kaprysem, a koniecznością.

Automatyzacja procesów biznesowych – inwestycja w efektywność

Automatyzacja w biznesie może przywodzić na myśl zastąpienie człowieka maszyną wykonującą jego zadania. To jednak skojarzenie rodem z poprzedniego wieku. Dziś automatyzacja procesów biznesowych zwykle wiąże się z modyfikacją i uporządkowaniem zadań oraz usprawnieniem komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Coraz więcej małych, nawet jednoosobowych biznesów decyduje się na wprowadzenie automatyzacji – od zupełnie prostych, po nieco bardziej skomplikowane. Umożliwiają one zaoszczędzenie sporej ilości czasu i pieniędzy, zwiększenie produktywności oraz ukierunkowanie się na pracę twórczą i jakościową obsługę klienta, podczas gdy proste, rutynowe zadania zaprogramowane raz, później „robią się same”.

Automatyzację procesów biznesowych, szczególnie w niewielkich firmach, należy traktować jako inwestycję. Owszem, wprowadzenie jej wymaga czasu i nakładów finansowych, jednak jest stosunkowo niedroga oraz przynosi szybki i znaczący zwrot z inwestycji.

Zalety automatyzacji biznesu

Wśród najważniejszych zalet automatyzacji małego biznesu warto wymienić:

• oszczędność pieniędzy,
• oszczędność czasu,
• zwiększenie produktywności i efektywności,
• usprawnienie procesów,
• usystematyzowanie pracy i zakresu obowiązków,
• brak konieczności zatrudniania (kolejnych) pracowników,
• poprawa jakości obsługi klienta,
• możliwość znalezienia zbędnych zadań i zrezygnowania z ich realizacji.

Możliwość zrezygnowania z samodzielnego, ręcznego wykonywania wszystkich zadań skutkuje znaczną oszczędnością czasu. Brak konieczności zatrudniania pracowników lub zlecania części obowiązków podwykonawcom w oczywisty sposób powoduje oszczędność pieniędzy. Te dwa aspekty bywają kluczowe w przypadku małych, jednoosobowych biznesów.

Argumentem, który powinien ostatecznie przekonać niewielkich przedsiębiorców, jest fakt, że dzięki automatyzacji mogą wykonać dane działanie raz i nigdy więcej go nie powtarzać, ponieważ będzie „robiło się samo”.

Podczas przygotowywania automatyzacji może okazać się, że część wykonywanych przez nas zadań jest zbędna do prawidłowego funkcjonowania firmy. Najlepiej zrezygnować z nich na tym etapie, upraszczając przygotowywane procesy i oszczędzając jeszcze więcej czasu.

Automatyzacja w małym biznesie – przykłady

Wielu przedsiębiorców nadal ręcznie wysyła do klientów maile z fakturami czy informacjami o promocjach. Niektórzy nie zdają sobie sprawy, że mogą łatwo zautomatyzować te procesy, aby nie musieć nigdy więcej wykonywać ich samodzielnie.

Do najważniejszych działań, jakie można poddać automatyzacji w małym biznesie, można zaliczyć:

• budowanie lejka sprzedażowego (stworzenie newslettera, jednorazowe przygotowanie lead magnet i sekwencji powitalnej),
• bieżącą obsługę klienta (chatbot na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych, autoresponder w odpowiedzi na kontakt mailowy),
• dopięcie sprzedaży/zwiększenie wartości zamówienia (mail przypominający o porzuconym koszyku, wiadomość z ograniczoną czasowo promocją, cross-selling),
• posprzedażową obsługę klienta (mail z fakturą za zamówienie).

Automatyzacja marketingu w biznesie pozwala firmom kierować komunikaty wyłącznie do osób potencjalnie zainteresowanych zakupem, oszczędzając w ten sposób pieniądze. Można wykorzystywać ją zarówno w codziennej komunikacji, jak i dużych kampaniach marketingowych, a raz przygotowana automatyzacja pracuje dla nas, dopóki nie postanowimy jej zmienić.

W jakich branżach sprawdzi się automatyzacja biznesu?

Mali przedsiębiorcy często próbują bronić się przed wprowadzeniem automatyzacji. Twierdzą, że to rozwiązanie nie sprawdzi się w ich branży lub że firma jest za mała, aby automatyzowanie procesów miało jakikolwiek sens. Nie myślą o tym, że w ten sposób mogą uwolnić własny czas – liczony nawet w dziesiątkach godzin miesięcznie! – oraz zaoszczędzić pieniądze, rezygnując z zatrudnienia pracownika lub podwykonawcy, który co miesiąc będzie powtarzał proste, rutynowe czynności, dające się zautomatyzować.

Największym hamulcem dla małych przedsiębiorców jest brak wiedzy na temat możliwości oraz efektów, jakie przynosi automatyzacja. Właściciele biznesów szukają negatywów, nie myśląc o tym, jak wygodne dla nich oraz ich klientów może okazać się wprowadzenie zmian.

Przykładową automatyzacją, która sprawdzi się w większości branż związanych z usługami (czyli w biznesach, które często mają największe obiekcje i wątpliwości) jest wprowadzenie możliwości umawianie spotkań online.

Wyobraź sobie, że jako kosmetyczka, fryzjerka, coach, psychoterapeutka, agentka nieruchomości, masażystka czy lekarka nie musisz nosić przy sobie kalendarza i odbierać telefonów od klientów i pacjentów. Możesz zainstalować na swojej stronie internetowej kalendarz, dzięki któremu każdy będzie mógł zapisać się na spotkanie w terminie dogodnym zarówno dla siebie, jak i dla Ciebie. Praktyczne i wygodne, prawda?

Automatyzuj i rośnij

Badania wskazują, że da się zautomatyzować aż 40-50% powtarzalnych zadań, które każdego dnia wykonujemy w naszych biznesach – osobiście, lub zatrudniając w tym celu pracowników. Wyobraź sobie, że zamiast wykonywać codziennie te same rutynowe czynności, jesteś w stanie nawet połowę z nich zautomatyzować!

Przygotowanie procesu, który przez następne miesiące, a może i całe lata będzie działał samodzielnie, pozwala małym przedsiębiorcom uwolnić swój czas i zająć się ważniejszymi, bardziej pilnymi lub palącymi sprawami, albo… wreszcie odpocząć, zrobić sobie przerwę, skupić się na rodzinie i zainteresowaniach.

Chociaż automatyzacja może przerażać osoby, które wcześniej nie zetknęły się z tym pojęciem, dla właścicieli małych biznesów to okazja do stworzenia miejsca przyjaznego klientom, które działa sprawnie zawsze i wszędzie – nawet podczas urlopu czy chwilowej niedyspozycji. Poprawienie jakości obsługi przy jednoczesnym zaoszczędzeniu czasu i pieniędzy to dopiero początek długiej listy zalet automatyzacji małego biznesu.

Aby nie musieć samodzielnie ustawiać automatyzacji w swoim biznesie, warto skorzystać z usług zajmujących się tym osób. Dzięki temu oszczędzamy jeszcze więcej czasu, rezygnując z metody prób i błędów na rzecz szybkiego i skutecznego stworzenia działających procesów dla naszego biznesu. To inwestycja, która w krótkim czasie przyniesie znaczący zwrot.

Justyna Lubawy-Żak
Strony internetowe | Automatyzacja marketingu

Online Assist